Руководство компании поставило вам задачу собрать пресс-конференцию? К подготовке стоит подойти со всей ответственностью и тщательностью. Помните, пресс-конференция – это не только возможность поделиться с журналистами важным инфоповодом, но и событие, формирующее имидж компании. Уделите особое внимание к деталям, поскольку журналисты запомнят как факты из выступления спикера, так и вкус кофе с круассанами.
Начало успеха – дата, время, место проведения
Прежде чем назначать дату пресс-конференции, изучите, не запланировано ли на этот день каких-то других важных мероприятий. Если в этот день ожидается ключевой для отрасли форум или аналогичная встреча с журналистами в компании – лидере отрасли, вы рискуете получить полупустой зал и отсутствие публикаций по итогам. Нельзя игнорировать и глобальные события, которые касаются общей ситуации в экономике или политике. Выбрали дату, в которую будет пресс-конференция президента? Что ж, готовьтесь к тому, что про вас даже никто не вспомнит. Поскольку все редакции будут заняты эфиром и каждый журналист будет следить за заявлениями в рамках своих тем. И даже если к вам кто-то придет на пресс-конференцию, ваш повод затеряется в информационном потоке.
Время пресс-конференции назначайте с учетом работы информагентств, ежедневных деловых изданий, времени выхода в эфир ТВ-программ, если приглашаете камеры. Если агентства отписываются с места событий, то деловым изданиям необходимо время для проработки темы, опроса экспертов. А съемочной группе – для подготовки и монтажа сюжета. Да и к вам могут появиться дополнительные вопросы. Уважайте время и график своих коллег из СМИ – дайте им время разобраться в теме, а себе – возможность ответить на дополнительные вопросы, если такие возникнут после окончания встречи.
Выбирайте удобную локацию. Офис компании находится в центре города в шаговой доступности от метро? Возможно, в нем найдется место для проведения пресс-конференции. В таком случае у вас будет возможность познакомить журналистов и с работой компании изнутри, провести небольшую экскурсию по офису. Обычно это очень располагает к дальнейшему общению. Если же офис на окраине города, то стоит рассмотреть внешние площадки. Иначе до вас просто не доедут. Это может быть как современное лофт-пространство, так и конференц-залы при отелях и гостиницах. А для более непринужденной обстановки и общения со СМИ подойдут залы ресторанов, где можно ответить на вопросы журналистов за пресс-завтраком. Учитывайте оформление зала. К примеру, не стоит приглашать ИТ-журналистов в зал с лепниной, статуями и колоннами. Если ваша компания с небольшой прибылью и недавними негативными событиями, также не стоит выбирать очень дорогое и модное место. Иначе все, что будут обсуждать приглашенные – стоимость зала и источник денег у компании на его аренду.
Заинтересуйте СМИ
Тщательно проработайте тему встречи. Сориентируйте спикера и журналистов. Обсуждение не должно выходить за ее рамки. Иначе есть риск «размытия» темы в итоговых публикациях, в заголовках и материалах не будет считываться посыл, который вы планировали изначально. При приглашении опросите журналистов, какие вопросы, направления их интересуют. Чтобы спикер не был застигнут врасплох. Но тут важно не перегнуть палку. Не следует запрашивать у журналистов конкретные вопросы и запрещать задавать какие-либо еще, и уж тем более пытаться распределять придуманные вами вопросы. Этим методом нередко пользуются в регионах, но вообще он жутко раздражает представителей СМИ и воспринимается как попытка управлять ими или ограничивать в работе. Правильно обозначить направления и темы, по которым будет готов общаться спикер, чтобы журналисты могли подготовить соответствующие вопросы.
Приглашайте своевременно
Оптимальный срок – не позднее, чем за 5 дней. Приглашение за более короткое время может обернуться неудачей – журналисты постоянно ходят на встречи, мероприятия, и могут уже просто оказаться заняты в это время. Сделайте рассылку по пулу СМИ с информацией о месте, времени пресс-конференции, теме, спикере. Обзвоните адресатов. Накануне пресс-конференции следует повторно обзвонить тех, кто аккредитовался. Приглашайте журналистов за полчаса до предполагаемого начала. Чтобы к приходу спикера все уже были в сборе, успели попить кофе, и, конечно, пообщаться с вами.
Встреча не должна быть пустой
Подготовьте ключевое сообщение пресс-конференции для раздачи журналистам в начале пресс-конференции с указанием эмбарго. Это стандартная практика для подобных мероприятий, чтобы все редакции, особенно это касается информагентств, начали выпускать новости одновременно. Не забудьте позаботиться и о пост-материале. Он может быть гораздо шире подготовленного ко встрече драфта и содержать подробности, итоги. Подготовили презентацию? Вложите ее в пресс-папку и позаботьтесь о своевременном включении на экран и переключении слайдов.
Подготовьте как следует спикера. Предусмотреть все нюансы, риски – ваша задача. У него должен быть весь набор необходимых тезисов. Лучше, если перед пресс-конференцией вы обсудите со спикером тайминг, тезисы, возможные вопросы, в том числе неудобные, и ответы на них. Если у спикера мало опыта общения с журналистами – проведите медиа-тренинг. Во время пресс-конференции будьте на связи с коллегами из профильных подразделений. Нередко на месте возникают вопросы, которые требуют уточнений. Хорошим тоном считается вернуться с уточнениями в ходе пресс-конференции или сразу после нее.
Антураж
Проверьте зал лично: будет ли слышно спикера, понадобятся ли микрофоны, удобное ли кресло спикера, рассадка гостей. Если есть микрофоны, работают ли они. Включите презентацию, пролистайте ее.
Организуйте кейтеринг. Чай, кофе, сок и закуски – тот минимум, который должен присутствовать всегда. Позаботьтесь о разнообразной еде: среди гостей могут оказаться вегетарианцы, приверженцы здорового питания. Никто не должен остаться голодным!
Помните, если театр начинается с вешалки, то успешная встреча со СМИ – с цвета галстука спикера и хорошего кофе. Эффективная подготовка позволит не только получить публикации в СМИ, но и укрепить взаимоотношения пиар-менеджера с журналистами и повысить его ценность в глазах руководства.
Епишкина Светлана